6 Tipps, wie du am Telefon punkten kannst
Wir sind ständig am Telefon. Es gibt kaum noch eine Lebenssituation, in der wir nicht telefonieren. Aus diesem Grund sollte der richtige Umgang am Telefon eigentlich kein Thema mehr sein. Doch dem ist leider nicht so, wie meine täglichen Erfahrungen mit Anrufern oder Angerufenen zeigen.
Viele Bewerber hinterlassen schon am Telefon einen negativen Eindruck. Damit dir dies nicht passiert, hier 6 Tipps, mit denen du am Telefon bei jedem Personalverantwortlichen punkten kannst. Egal, ob du der Anrufer oder der Angerufene bist.
1. Guten Tag
Melde dich, wenn du anrufst, immer mit einem freundlichen "Guten Tag". Vermeide ein kumpelhaftes "Hallo". Arbeitgeber legen Wert auf gepflegte Umgangsformen - ein "Hallo" wirkt da schnell zu locker und signalisiert deinem Gegenüber, dass du dich mit Umgangsformen nicht auskennst.
2. Melde dich mit deinem vollen Namen
Direkt nach der Begrüßung ("Guten Tag") solltest du deinen Vor- und deinen Nachnamen nennen.
Du fragst dich jetzt sicher: Warum reicht nicht der Nachname?
Dazu gibt es zwei Gründe:
a.
Manche Namen gibt es so häufig, dass es leicht zu Verwechslungen kommen kann. Der Vorname hilft, dich von anderen Trägern deines Nachnamens zu unterscheiden.
b.
Noch wichtiger ist: Der Gesprächspartner kann sich deinen Namen so viel besser merken.
Dies hat man in mehreren Forschungen herausgefunden. Unser Gehirn kann sich einen Namen besser merken, wenn wir auch einen Vornamen zum Nachnamen haben.
Viele Menschen verbinden bei einer persönlichen Vorstellung ein Gesicht mit dem Namen. Dies geht am Telefon nicht. Hier kann nur eine Stimme dem Namen zugeordnet werden. Umso wichtiger ist es, möglichst den ganzen Namen der Stimme zuordnen zu können.
Achte unbedingt darauf, deinen Vor- und Nachnamen deutlich auszusprechen. Nichts ist lästiger als ein Anrufer, dessen Namen man nicht oder nur nach mehrmaligem Nachfragen versteht.
3. Achte auf deine Stimme
Wenn du dich mit Kommunikation beschäftigt hast, weißt du, dass das gesprochene Wort nur 7% der Bewertung eines Gespräches ausmacht. Der Rest teilt sich zwischen Körpersprache und Stimme auf. Im Grunde ist es schon fast egal, was du sagst, wichtig ist, wie du es sagst.
Dies gilt auch für ein Telefonat.
Da dein Gegenüber dich nicht sieht, fallen also 93% in einem Gespräch auf deine Stimme. Klingt sie müde und unfreundlich, wird das Telefonat negativ beurteilt. Klingt deine Stimme freundlich und wach, hinterlässt du einen positiven Eindruck.
Da wir nicht immer bester Laune sind und somit unsere Stimme ebenfalls nicht immer automatisch freundlich klingt, gibt es einen einfachen Trick um der Stimme etwas auf die Sprünge zu helfen.
Bevor du ein Telefonat beginnst, lächle. Stelle dich vor einen Spiegel und lächle dich selbst an. Dieses Lächeln solltest du während des gesamten Telefonates beibehalten. Deine Stimme wird dieses Lächeln übertragen. Dein Gesprächspartner sieht es nicht, aber er hört es. Du klingst freundlich und hinterlässt so einen positiven Eindruck.
Ich verrate dir hier ein kleines Geheimnis: Wenn du länger als 60 Sekunden lächelst, wirst du bemerken, dass sich tatsächlich deine Laune bessert - egal wie schlecht sie vorher gewesen sein mag. Die Muskelspannung, die für ein Lächeln nötig ist, signalisiert dem Hirnbereich, der ursächlich mit dem Entstehen von Angst und der emotionalen Bewertung von Situationen zu tun hat, dass gute Laune angesagt ist. Sie beginnt damit sich zu entspannen und Angstsymptome zu mildern. Spannend ist, dass sie sich nicht dagegen wehren kann, wenn das Lächeln länger als 60 Sekunden gehalten wird.
Viel Spaß beim Ausprobieren!
Führe keine wichtigen Gespräche direkt nach dem Aufstehen.
Unsere Stimme braucht zwei Stunden, um sich nach dem Aufstehen richtig zu entfalten. Kommst du direkt aus dem Bett, klingt sie belegt und müde. Erst nach diesen zwei Stunden klingt deine Stimme wach. Dies bedeutet für dich: Rechtzeitig aufstehen!
Wirst du angerufen und hast noch geschlafen, nimm dir vor der Entgegennahme des Gespräches ein paar Sekunden Zeit. Ein Anrufer, der etwas von dir möchte, wird es wenigstens 8-10 Sekunden klingeln lassen. Die kannst du nutzen.
4. Bist du der Anrufer, bereite dich auf das Telefonat vor
Rufst du jemanden an, möchtest du meist etwas erfahren. Du hast Fragen, deren Antworten für dich wichtig sind.
Gehe aber immer davon aus, dass die Zeit deines Gesprächspartners begrenzt ist. Oft ist er mit vielen Dingen beschäftigt und dein Telefonat raubt ihm wertvolle Zeit.
Überlege dir also vor dem Telefonat genau, was du von deinem Gesprächspartner erfahren möchtest. Mach dir Notizen um keine deiner Fragen zu vergessen. Dadurch gewinnst du auch etwas mehr Sicherheit, die bei deinem Gegenüber positiv ankommt. Und du reduzierst die eigene Aufregung, die dich Fragen vergessen lässt oder dich extrem unsicher am Telefon macht.
Arbeite deine Fragen zügig ab, achte aber darauf, dass du keine Frage auf eine bereits beantwortete Frage stellst und du deinen Gesprächspartner ausreden lässt, ihm nicht ins Wort fährst. Dadurch würdest du den Eindruck erwecken, nicht zu zuhören.
Wie bekommst du die meisten Informationen?
Viele begehen den Fehler und stellen geschlossene Fragen. Dies bedeutet, die Fragen können mit einen "Ja" oder "Nein" beantwortet werden.
Frage: "Ist die von Ihnen ausgeschriebene Stelle noch frei?"
Antwort (im ungünstigsten Falle): "Nein" / "Ja"
Mehr Informationen bekommst du durch eine offene Frage. Diese können nicht ausreichend durch ein "Ja " oder "Nein" beantwortet werden.
Frage: Ich interessiere mich für die von Ihnen ausgeschriebene Stelle als... Bis wann kann ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen zusenden.
Antwort: "Wenn Sie uns die Unterlagen in den nächsten 14 Tagen zusenden, können wir sie noch ins Bewerbungsverfahren mit aufnehmen."
"Es tut mir leid, aber wir haben uns schon für einen Bewerber entschieden. Wir haben aber in absehbarer Zeit eine ähnliche freie Stelle. Vielleicht können Sie uns ja schon mal Ihre Unterlagen zukommen lassen."
Du siehst selbst den Unterschied. Offene Fragen entlocken deinem Gesprächspartner immer mehr Informationen.
5. Zeige deinem Gesprächspartner deine Wertschätzung
Wenn du etwas bekommst, zum Beispiel ein Geschenk, hast du sicher schon als kleines Kind gelernt, dich zu bedanken.
Dies gilt auch für ein Telefonat.
Dein Gesprächspartner hat dir seine Zeit geschenkt. Er hat dir Informationen gegeben, die dir nützlich sind.
Aus diesem Grund ist es immer von Vorteil, wenn du dich am Ende des Telefonates für das Gespräch bedankst. Dies zeigt, dass du die Zeit und Informationen zu schätzen weißt.
Ein kurzes "Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für mich genommen haben, Ihre Informationen helfen mir weiter" oder ein noch kürzeres " Vielen Dank für Ihre Mühe" reichen und wirken auch nicht zu übertrieben.
6. Auf Wiederhören
Ebenso wie am Beginn eines Gespräches ein "Guten Tag" steht, so muss es mit dem freundlichen "Auf Wiederhören" beendet werden.
Auf kumpelhafte Abschiedsformeln wie "Tschüss" solltest du aus denselben Gründen verzichten wie auf die schon erwähnte kumpelhafte Begrüßung "Hallo" am Anfang.
Resümee
Trotz Smartphone und Co. ist ein gutes Telefonat auch heute Übungssache. Doch wer einige Regeln beherrscht, kann ruhigen Gewissens den nächsten Personaler anrufen. Eine gute Vorbereitung durch gezielte Fragen und gutes Zeitmanagement, sowie die Einhaltung von einigen Benimmregeln führen zu einem positiven Telefongespräch, das dich deinem Wunsch, eine gute Arbeitsstelle zu bekommen, näher bringt.
